1. Tanım ve Görev:
Hastane arşiv birimi; hastanede oluşan tüm tıbbi, idari ve mali belgelerin düzenli şekilde saklandığı, sınıflandırıldığı ve gerektiğinde erişime sunulduğu birimdir.
2. Belgelerin Toplanması:
Hasta dosyaları, laboratuvar sonuçları, radyoloji görüntüleri, faturalandırma belgeleri gibi tüm evraklar arşiv birimine teslim edilir.
3. Dosyalama ve Sınıflandırma:
Gelen belgeler hasta adı, dosya numarası, tarih ve içerik türüne göre sistemli bir şekilde dosyalanır. Fiziksel arşivlerin yanı sıra dijital arşivleme de yapılabilir.
4. Gizlilik ve Güvenlik:
Arşivde saklanan belgeler kişisel sağlık bilgileri içerdiğinden, gizliliğin korunması esastır. Sadece yetkili personel erişim sağlayabilir.
5. Geriye Dönük Erişim:
Hasta geçmişine veya idari kararlara ulaşmak için arşivdeki bilgilerden yararlanılır. Mahkemeler, sigorta kurumları ve hekimler bilgi talep edebilir.
6. Belge Saklama Süreleri:
Yasal mevzuatlara göre hasta dosyaları genellikle 20 yıl süreyle saklanır. Süresi dolan belgeler tutanakla imha edilir.
7. Dijital Arşiv Sistemleri:
Modern hastanelerde e-arşiv sistemleri kullanılarak belgeler taranır ve dijital ortamda saklanır, böylece daha hızlı ve güvenli erişim sağlanır.
8. Denetim ve Raporlama:
Arşiv birimi, düzenli olarak denetlenir ve belge takibi için çeşitli raporlamalar yapar.
Sonuç:
Arşiv birimi, hastanenin hafızasını oluşturarak hem hasta güvenliğine hem de kurumsal devamlılığa katkı sağlar.