1. Birimin Amacı:
Hastane Satın Alma Birimi, hastanenin ihtiyaç duyduğu tüm mal, hizmet ve tıbbi cihazların temin sürecini planlayan, yöneten ve kontrol eden birimdir. Temel hedef; doğru ürünün, doğru miktarda, uygun fiyatla, doğru zamanda ve güvenilir kaynaktan temin edilmesini sağlamaktır.
2. Görev ve Sorumluluklar:
- Tüm birimlerden gelen ihtiyaç taleplerini toplamak.
- İhale, doğrudan temin veya diğer uygun yöntemlerle tedarik sürecini başlatmak.
- Teklif alma, kıyaslama ve değerlendirme işlemlerini yapmak.
- Sözleşme süreçlerini yürütmek ve gerekli yasal işlemleri tamamlamak.
- Malzeme giriş kontrollerini ve teslimat takibini sağlamak.
- Alım sonrası fatura ve ödeme süreçlerini ilgili birimlerle koordine etmek.
3. Satın Alma Süreci:
- Talep Oluşturma: Klinik, laboratuvar veya idari birimlerden gelen talepler kayıt altına alınır.
- Planlama: Talep edilen ürünlerin yıllık alım planlarına uygunluğu kontrol edilir.
- Piyasa Araştırması: Fiyat/performans analizi yapılır, uygun tedarikçiler belirlenir.
- Alım Yöntemi Belirleme: Kamu ihale mevzuatına göre işlem yapılır (ihale, pazarlık, doğrudan temin vb.).
- Teslim ve Kabul: Ürünler kontrol edilerek ambar birimine teslim edilir.
4. İş Birlikleri:
- Ambar ve Ayniyat Birimi: Malzeme giriş ve stok takibi.
- Faturalama ve Muhasebe: Ödeme ve kayıt süreçleri.
- Klinik Birimler: Kullanıcı geri bildirimleri ve kalite denetimleri.
5. Yasal Mevzuat:
- Kamu İhale Kanunu (4734 Sayılı Kanun)
- Sağlık Bakanlığı genelgeleri ve iç yönergeler
- Taşınır Mal Yönetmeliği
6. Kalite ve Şeffaflık:
- Satın alma işlemleri şeffaflık ilkesine göre yürütülür.
- Kalite standartlarına uygun, ekonomik ve sürdürülebilir çözümler hedeflenir.
7. Dijital Takip:
- Satın alma süreçleri otomasyon sistemleriyle (HBYS vb.) yürütülerek izlenebilirlik sağlanır.
Sonuç:
Hastane Satın Alma Birimi, sağlık hizmetlerinin sürekliliğini sağlamak adına hayati bir rol üstlenir. Doğru tedarik yönetimi, hem hasta güvenliği hem de kurumsal verimlilik açısından büyük önem taşır.